Wie Sie Moderatoren am besten behandeln. Für eine gelungene Veranstaltung mit Charme und Leichtigkeit!

Moderatoren sind das Herzstück einer Veranstaltung. Sie sorgen für Struktur, unterhalten, leiten durch das Programm und schaffen eine Verbindung zwischen Publikum, Gästen und Inhalten. Sie können trockene Themen lebendig machen, schwierige Diskussionen souverän führen und auch in unerwarteten Momenten Ruhe bewahren.

Kurz gesagt: Ein guter Moderator wertet Ihre Veranstaltung auf. Er sorgt dafür, dass der rote Faden nicht verloren geht, dass Gäste sich wohlfühlen und dass das Publikum sich abgeholt fühlt. Doch damit das gelingt, braucht es eine gute Zusammenarbeit.

Vielleicht erscheint es anmaßend, darüber zu schreiben, wie man Moderatoren am besten behandelt. Schließlich sind Respekt und Professionalität selbstverständlich. Sollten sie jedenfalls sein. Doch aus Erfahrung weiß ich, dass kleine Details einen großen Unterschied machen. Dieser Artikel soll keine Belehrung sein, sondern eine Inspiration für eine wertschätzende und erfolgreiche Zusammenarbeit, die für beide Seiten bereichernd ist.

Nennen Sie Ihren Moderator: Sichtbarkeit schafft Wertschätzung

Ein Moderator ist kein anonymer Programmpunkt, sondern ein entscheidender Faktor für den Erfolg einer Veranstaltung. Umso wichtiger ist es, ihn auch sichtbar zu machen.

• Im Programm sollte nicht nur „Begrüßung“ oder „Podiumsdiskussion“ stehen, sondern klar sein, wer durch den Abend führt.
• Auf Plakaten und Broschüren gehört die Moderation ebenso erwähnt wie die Redner. Schließlich gibt sie der Veranstaltung Struktur und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
• In der Pressearbeit sollte der Moderator nicht nur eine Randnotiz sein. Ein guter Moderator bringt Persönlichkeit mit, und das kann ein echter Mehrwert für die Außendarstellung sein.

Wer sichtbar gemacht wird, fühlt sich wertgeschätzt. Und das ist nicht nur eine Frage der Höflichkeit, sondern beeinflusst auch direkt die Motivation und das Engagement des Moderators. Und es zeigt Ihrem Publikum und Ihren Gästen, dass Sie Wert auf Qualität legen und daher einen Moderator gebucht haben. Es wertet also gleichzeitig die Qualität Ihrer Veranstaltung auf!

Briefing: lieber zu viel als zu wenig

Ein Moderator kann nur dann souverän agieren, wenn er gut vorbereitet ist. Dazu gehören folgende Informationen:

• Der genaue Ablauf der Veranstaltung mit Zeitvorgaben
• Details zu Gästen und Gesprächspartnern
• Hinweise auf besondere Wünsche oder Themen, die unbedingt angesprochen oder vermieden werden sollten

Je besser der Moderator informiert ist, desto geschmeidiger verläuft die Moderation. Ein persönliches Vorgespräch, sei es per Telefon oder Zoom, hilft enorm, sich auf den Stil und die Erwartungen der Veranstaltung einzustellen. Geben Sie soviel Informationen weiter wie möglich. Eine Liste von Namen, Telefonnummern und email-Adressen aller auf der Bühne agierenden Personen ist Pflicht! Nur so kann sich ein Moderator auch schon im Vorfeld vernetzen. So fühlen sich auch andere Akteure schon vor der Veranstaltung abgeholt und gut versorgt.

Freiraum lassen: Vertrauen lohnt sich

Moderatoren werden engagiert, weil sie ihr Handwerk verstehen. Wer ihnen zu enge Vorgaben macht oder ihnen jedes Wort vorschreibt, nimmt ihnen die Möglichkeit, flexibel auf die Situation zu reagieren.

• Vertrauen Sie darauf, dass der Moderator weiß, wie er das Publikum einbindet und Gespräche lenkt.
• Vermeiden Sie es, Moderatoren zu stark einzuengen, da dies oft zu einer steifen, wenig authentischen Moderation führt.
• Lassen Sie Platz für Spontaneität, denn oft entstehen die besten Momente genau dann, wenn der Moderator auf das Publikum und die Stimmung vor Ort eingehen kann.

Eine lebendige Moderation bleibt in Erinnerung. Und genau das wollen Sie für Ihre Veranstaltung.

Technik kann zaubern oder alles ruinieren

Eine Veranstaltung steht und fällt auch mit der Technik. Damit der Moderator sein Bestes geben kann, sollten folgende Punkte gewährleistet sein:

• Ein funktionierendes Mikrofon mit klarem Ton
• Ein reibungsloser Ablauf für Präsentationen und Einspieler
• Eine verlässliche Kommunikation mit Technikteams

Wenn ein Moderator sich mehr mit technischen Problemen als mit dem Inhalt beschäftigen muss, leidet die gesamte Veranstaltung. Ein kurzer Technik-Check vorab kann unangenehme Überraschungen verhindern. Und: Fragen Sie den Moderator. Oft kennt er gute Leute oder kann selbst passende Technik mitbringen.

Betreuung vor Ort: Kleine Gesten mit großer Wirkung

Ein Moderator taucht nicht einfach auf und legt los. Meist ist er lange vor Beginn da, bereitet sich vor und klärt letzte Details. Umso schöner ist es, wenn er gut betreut wird.

• Ein Ansprechpartner vor Ort ist Gold wert, denn nichts ist frustrierender als Unklarheiten kurz vor Beginn.
• Ein herzlicher Empfang mit einem freundlichen „Schön, dass Sie da sind“ schafft eine positive Grundstimmung. Stellen Sie sich persönlich vor.
• Ein ruhiger Platz zur Vorbereitung hilft dabei, sich auf die Moderation zu konzentrieren.
• Grundversorgung sichern: Es sollte selbstverständlich sein, dass es Getränke und wenigstens ein paar Snacks oder Brötchen vor Ort gibt. Auch Pausen sind wichtig. Seien Sie ein guter Gastgeber. Wer sich wohlfühlt und keinen Hunger oder Durst hat, arbeitet auch entspannter.

Diese kleinen Gesten tragen dazu bei, dass sich der Moderator wohlfühlt. Und das merkt man auch auf der Bühne.

Ein Moderator ist mehr als eine Stimme: Er bringt Mehrwert

• Er schafft eine angenehme Atmosphäre und hält die Energie im Raum hoch.
• Er bringt komplexe Inhalte auf den Punkt und sorgt dafür, dass auch trockene Themen spannend vermittelt werden.
• Er lenkt Diskussionen, fängt schwierige Situationen auf und stellt sicher, dass alle zu Wort kommen.
• Er gibt Rednern Sicherheit und hilft ihnen, sich von ihrer besten Seite zu zeigen.

Kurz gesagt: Ein Moderator macht Ihre Veranstaltung besser, professioneller und lebendiger. Nutzen Sie diesen Mehrwert und geben Sie ihm den Raum, den er braucht.

Wertschätzung: Auch nach der Veranstaltung

• Ein persönliches Dankeschön, sei es mündlich oder per Nachricht, zeigt Wertschätzung.
• Falls die Moderation besonders gut ankam, darf das ruhig in der Nachberichterstattung erwähnt werden.
• Schreiben Sie eine positive Bewertung auf Google. Es kostet nichts und ist die effektivste Art sich zu bedanken. Und seien Sie ruhig großzügig mit Komplimenten und positiven Adjektiven. Es kostet nichts, aber es wird - Sie werden sich vielleicht wundern - auch Ihre eigene Einstellung positiv beeinflussen.
• Und wenn Sie wieder zusammenarbeiten möchten, freut sich jeder Moderator über eine frühzeitige Anfrage.

Fazit

Gute Moderation ist ein unsichtbarer Erfolgsfaktor. Sie sorgt dafür, dass Inhalte verständlich, Gespräche spannend und das Publikum aufmerksam bleibt. Doch selbst der beste Moderator kann nur glänzen, wenn die Rahmenbedingungen stimmen.

Wer Moderatoren mit Respekt, Offenheit und einem Hauch von Charme behandelt, bekommt eine Veranstaltung, die nicht nur professionell, sondern auch lebendig und inspirierend ist.

Und seien wir ehrlich: Eine Veranstaltung mit einem gut gelaunten Moderator macht einfach mehr Spaß. Für alle Beteiligten.